Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas Akuntansi Perhotelan

Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas Akuntansi Perhotelan

PENERIMAAN KAS
Kas merupakan akun yang penting dalam operasional suatu hotel, tanpa ditunjang dengan kas yang memadai maka akan dapat mengganggu kelancaran aktivitas operasional suatu hotel, karena kas juga sebagai modal kerja yang sangat menunjang kelangsungan aktivitas keseharian suatu hotel.


1. PENERIMAAN KAS PADA PENJUALAN KAMAR

A. Bagian  yang Terlibat dalam Prosedur Penerimaan Kas (Penjualan Kamar)

• Front Office (FO) dan  FO cashier, dimana bagian ini bisa dirangkap oleh bagian FO yang bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu.
• Night Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data penjualan tunai kamar dalam satu hari dari masing-masing outlet.
• Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai hotel dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.
• General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan penjualan kamar.

Dokumen yang Digunakan pada Prosedur Penerimaan Kas (Penjualan Kamar)

a.Guest billb.Room Sales Recapitulationc.Remittance of Fund

B. Prosedur Penerimaan Kas Hasil Penjualan Kamar

• Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti pendukung dan pelaporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada front office, yang selanjutnya akan di cek olehnight audit.
• Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan melakukan pengecekan ulang, kemudian akan menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai, seperti uang, slip kartu kredit, bank note traveler chequw pada general cashier
• General Cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan masing-masing outlet, kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-masing outlet sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetor uang ke bank.

2. PENERIMAAN KAS PADA PENJUALAN MAKANAN DAN MINUMAN

A. Bagian Organisasi yang Terlibat dalam Prosedur Penerimaan Kas (Makanan dan Minuman)

• Cashier Outlet mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan outlet (outlet restaurant)
• Night Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data penjualan tunai makanan dan minuman dalam satu hari.
• Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai makanan dan minuman dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.
• General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan hasil penagihan yang dilakukan oleh collector dalam satu hari.

B. Dokumen yang Digunakan Digunakan pada Prosedur Penerimaan Kas (Penjualan Makanan dan Minuman)

a.  Restaurant and Bar bill: mencatat transaksi penjualan makanan dan minuman yang dilakukan tamu dan sebagai bukti tagihan kepada tamu
b.  Restaurant and Bar Summary of  Sales: mencatat penjualan makanan dan minuman baik tunai maupun kredit pada masing-masing shift
c.  Remittance of Fund: merupakan amplop yang digunakan untuk melaporkan dan menyetorkan hasil penjualan pada hari itu

C.   Prosedur Penerimaan Kas Hasil Penjualan Makanan dan Minuman

• Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti pendukung dan pelaporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada front office, yang selanjutnya akan di cek olehnight audit.
• Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan melakukan pengecekan ulang, kemudian akan menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai, seperti uang, slip kartu kredit, bank note traveler chequw pada general cashier
• General Cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan masing-masing outlet, kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-masing outlet sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetor uang ke bank.

3. PENERIMAAN KAS PADA PENGUMPULAN PIUTANG DARI TRAVEL AGENT

A. Bagian Organisasi yang Terlibat dalam Prosedur Penerimaan Kas (Pengumpulan Piutang dari Travel Agent)

• Account Receivable: mencatat penjualan kredit, dan menyiapkan faktur tagihan serta melakukan penagihan
• Collector bertanggung jawab atas penagihan piutang ke travel agent.
• General Cashier bertanggung jawab penuh atas semua penerimaan semua hasil penagihan piutang yang dilakukan oleh collector dalam satu hari.

B. Dokumen yang Digunakan pada Prosedur Penerimaan Kas (Pengumpulan Piutang dari Travel Agent)

a.Guest billb.Reservation Formc.Agent Voucherd.Invoicee.Cash Receipt

C. Prosedur Penerimaan Kas Hasil Penjualan Pengumpulan Piutang dari Travel Agent

• Account Receivable akan memantau umur piutang dari agen sesuai jatuh temponya, saat tiba waktunya untuk melakukan penagihan, Account Receivable akan menyiapkan daftar penagihan piutang beserta bukti pendukungnya (invoice, guest bill, agent voucher, dll), dan menyiapkan cash receipt.
• Account Receivable akan meminta persetujuan dari head department,kemudian akam member data tersebut kepada collector untuk melakukan penagihan kepada agen.
• Hasil penagihan piutang akan diserahkan kepada collector padageneral cashier, yang akan mencatat pada penerimaan kas. Dan kemudian Collector akan menginformasikan pada Account Receivable, yang mencatat pada kartu piutang agen.

4.PENERIMAAN KAS PADA PENERIMAAN UANG MUKA

A.  Bagian Organisasi yang Terlibat dalam Penerimaan Uang Muka

a .Reservation menerima reservasi dari tamu yang datang langsung atau melalui travel agent.
b. Front Office cashier bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu.c. Night Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data uang muka dalam satu hari.d. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penerimaan uang muka dari tamu dan mengkoreksi kembali pekerjaannight auditor.e. General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan uang muka dari tamu dalam satu hari.

B.  Dokumen yang Digunakan pada Prosedur Penerimaan Kas (Penerimaan Uang Muka) 

1.      Cash Receipt 

2.      Reservation Form

C.  Prosedur Penerimaan Kas pada Penerimaan Uang Muka 

• Suatu agen membayar uang muka untuk tamu-tamunya pada saat reservasi, pembayaran uang muka tersebut akan diterima oleh front office cashier, dengan membuatkan cash receipt dilampiri reservation form, kemudian melaporkannya pada room sales recapitulation dan memasukkannya dalam ROF bersama-sama dengan hasil penjualan kamar lainnya.
• Agen tersebut akan menerima cash receipt asli, yang nantinya akan dipakai untuk memperhitungkan kekurangan pembayarannya setelah tamu dari agen tersebut menggunakan fasilitas hotel.
• Pada esok harinya, General Cashier akan menerima uang muka tersebut dan mencatatnya sebagai penerimaan kas. Kemudian General Cashierakan menginformasikan pada Account Receivable akan adanya pembayara uang muka tersebut.

D.  Laporan Yang Dihasilkan

Genereal Cashier Summary, yang merupakan laporan yang dibuat oleh General Cashier pada akhir periode yang berisi semua penerimaan kas.