SEKILAS TENTANG COST CONTROLL SEDERHANA SECARA UMUM

SEKILAS TENTANG COST CONTROLL SEDERHANA SECARA UMUM

(Teknisnya bisa berbeda antara satu hotel dengan hotel lainnya, bergantung pada ruang lingkup dan besarnya tanggung jawab)

Cost controll/ pengendalian biaya adalah suatu hal yang sangat penting dalam suatu perusahaan. Pengendalian pada dasarnya dapat dibagi berdasarkan beberapa fungsi antara lain:

a. Fungi PerencanaanPerencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen dan fungsi ini merupakan salah satu fungsi manajemen dan fungsi ini merupakan dasar pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen lainnya.

b. Fungsi Pengawasanpengawasan yaitu dengan membandingkan antara prestasi/ apa yang terjadi dan diraih dengan apa yang sebelumnya dianggarkan, apakah dapat ditemukan efisiensi atau apakah para manajer pelaksana telah bekerja dengan baik dalam mengelola perusahaan. Tujuan pengawasan itu bukanlah mencari kesalahan akan tetapi mencegah dan nemperbaiki kesalahan.  Namun sering terjadi, fungsi pengawasan itu disalah artikan yaitu mencari kesalahan orang lain atau sebagai alat menjatuhkan hukuman atas suatu kesalahan yang dibuat, pada hal tujuan pengawasan itu untuk menjamin tercapainya tujuan-tujuan dan rencana perusahaan.

c. Fungsi KoordinasiFungsi koordinasi menuntut adanya keselarasan tindakan bekerja dari setiap individu atau bagian dalam perusahaan untuk mencapai tujuan. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa untuk menciptakan adanya koordinasi diperlukan perencanaan yang baik, yang dapat menunjukkan keselarasan rencana antara satu bagian dengan bagian lainnya.

Cost Controll sangat berperan dalam hal pengamanan harta/ kas (setara kas lainnya) perusahaan, karena setiap aktivitas financing yang sifatnya consumable ataupun inventalisir dapat dimonitor melalui Cost Controller. Namun semuanya tergantung dari pihak management sendiri, mau dibawa kemana arah pekerjaan serta batasan/ wewenang unit Cost Controll itu sendiri, karena menurut pengalaman saya, terkadang standard pekerjaan Cost Controll itu justru berbenturan dengan keputusan management tertentu, dimana bagian Cost Controll lebih mengutamakan efesiensi yang tepat dan terarah. Akankah cost controll diberikan wewenang untuk membatalkan pembelian suatu barang, yang sudah disetujui oleh manager suatau bagian, dengan alasan efesiensi atau melihat kegunanaan dari barang tersebut.

Dalam aktivitasnya pekerjaanya Cost Controll itu harus didasari oleh beberapa hal antara lain:

1. Kejujuran
2. Independensi dan yang tak kalah penting adalah
3. Fact management.

Hal tersebut diatas berlaku untuk semua jenis usaha termasuk usaha yang bergerak di bidang pelayanan/ makanan (restoran)
Sedangkan konsep pekerjaan yang menurut saya perlu dilakukan pada perusahaan pelayanan makanan/ restoran adalah:

1. Reviewer – Comperhensive. Memastikan kebenaran dari setiap transaksi (terutama transaksi pengeluaran/ Pembelian)
2. Comparing data,
3. Double Controll.

Variabel yang mungkin di kendalikan

1. Pembelian yang terencana/ sesuai dengan prosedur lengkap (melalui PO/ Purcchase Order)
2. Pembelian yang sifatnya CITO (Pada umumnya jumlahnya tidak terlalu signifikan, tergantung batasan yang diberikan magement).

Dari kedua sifat pembelian barang tersebut, didalamnya terdapat beberapa klasifikasi - variabel antara lain:

BIAYA INVENTARIS

INVENTARIS PELAYANAN RESTORAN

Pembelian meja

Pembelian kursi/ sofa

Pembelian peralatan makan

Pembelian alat memasak

Pembelian alat kebersihan Pembelian lemari penyimpanan makanan Pembelian seragam karyawan

INVENTARIS PEMELIHARAAN RESTORAN

Pembelian peralatan maintenance

Pembelian peralatan gedung

INVENTARIS ADMINISTRASI

Pembelian komputer untuk billing

Pembelian sistem billing

Pembelian alat cetak billing

Pembelian lemari tempat file

Pembelian meja untuk kantor/ karyawan

Pembelian kursi kerja untuk karyawan

Pembelian kursi tamu

Biaya discount yang sengaja diberikan

BIAYA OPERASIONAL

DIRRECT OPERATION

OPERASIONAL PELAYANAN

Biaya Bahan Baku

Pembelian Beras

Pembelian Daging/ sejenisnya

Pembelian Sayur-sayuran/ sejenisnya

Pembelian Alat makan (consumable)

Pembelian Bumbu utama (sebelum penyajian)

Pembelian Bumbu pelengkap (setelah penyajian)

Pembelian perlengkapan kebersihan

Pembelian perlengkapan makan konsumen

Biaya Gas/ bahan baker untuk memasak

Gaji koki

Gaji pelayan Gaji karyawan lainnya

Biaya Penyusutan Sarana

Penyusutan peralatan dan alat masak

Penyusutan peralatan dan bangunan

Penyusutan peralatan fisik lainnya

Biaya Pemeliharaan Sarana

Biaya pemeliharaan - gedung dan bangunan

Biaya pemeliharaan – peralatan masak

Biaya pemeliharaan - peralatan non masak

Biaya pemeliharaan - kendaraan

Pembelian perlengkapan listrik

Pembelian perlengkapan perbaikan

Pembelian perlengkapan kendaraan

Biaya Asuransi

Biaya asuransi

Biaya Langganan Daya dan Jasa

Biaya rekening listrik

Biaya rekening air

Biaya rekening telephone

Biaya pemakaian telephon seluler

Biaya Outsourcing

Langgganan lainnya

OPERASIONAL UMUM DAN ADMINISTRASI

Biaya Administrasi / Kantor

Pembelian ATK

Pembelian perlengkapan IT/ Komputer

Pembelian buku-buku cara memasak/ penyajian makanan yang baik

Pencetakan daftar pesanan konsumen

Biaya langganan media

Biaya transportasi

Biaya parkir

Biaya penginapan/ hotel (untuk dinas)

Pembelian benda pos

Biaya pengiriman surat/ paket

Biaya pengurusan perijinan

Biaya kartu kredit

Biaya administrasi bank

Pembelian makanan dan minuman/ snack

Biaya penyewaan

Biaya koordinasi

Biaya sumbangan – social

Biaya Promosi

Biaya pencetakan brosur

Biaya pemasangan iklan

Biaya pencetakan lainnya

Biaya humas

Biaya pembelian suvenir

Biaya pelaksanaan seminar

Biaya pembuatan iklan/ spanduk

Biaya Pajak Biaya PPh 21

Biaya PPh 24

Biaya PPh 26 Bunga pinjaman bank

Biaya PPh final

Biaya PPNdN

Biaya PBB

Biaya pajak air tanah

Biaya pajak lainnya

Variable-variabel tersebut diatas dapat berubah sesuai dengan kebutuhan dan kondisi yang dihadapi dilapangan, namun secara garis besar segala bentuk pengeluaran harus dilakukan kontrol yang tepat.
Pihak managemen juga harus memberikan batasan tertentu untuk beberapa variable pengeluaran tersebut. Dan sebaiknya ada pula persentase varian yang masih diterima. Menurut saya varian tersebut tidak boleh lebih dari 10%.

Problem yang muncul.Dalam pelaksanan kendali terhadap biaya yang timbul terkadang ditemukan beberapa masalah/ problem. Dari pengalaman cost control beberapa masalah yang sering timbul yang mungkin bisa jadi akan timbul di dalam badan usaha restoran adalah (dapat diterangakan lebih lanjut bila diperlukan):

1. Pelanggaran prosedur pengeluaran
2. Otorisasi yang tidak benar
3. Manipulasi data
4. Over Budget
5. Kesalahan pencatatan.
6. Pemamfaatan asset perusahaan untuk kepentingan pribadi.
7. Perbedaan pendapat antara bagian marketing atau bagian lainnya yang mengeluarkan sejumlah uang untuk biaya entertain, dengan bagian cost controll yang pada dasarnya mengutamakan efesiensi biaya demi mencapai target yang maksimal.

Sistematika

1. Identifikasi/ memahami aktivitas usaha dan Standart Operation Procedure, sekaligus memahami dengan benar apa yang menjadi harapan management/ owner dari unit cost controll.
2. 
   
3. Pemeriksaan Invoice/ Faktur/ Bon/ Kwitansi sebelum pengeluaran pembelian tersebut diakui/ dicatan sebagai biaya.

Pemeriksaan bukti adalah pemeriksaan yang dilakukan secara objektif dan komperhensif terhadap bukti-bukti fisik atas pengeluaran cash.
Dalam pemeriksaan bukti ini ada beberapa hal yang memang baik untuk diperhatikan diantaranya antara lain:

a)      Periksa kwitansi/ invoice transaksi tersebut apakah sudah layak. Sebaiknya ada stempel atau bukti transaksi yang bersifat komputerisasi untuk memperkecil kemungkinan manipulasi. Stempel ataupun bukti yang bersifat komputerisasi bukanlah suatu hal yang mutlak, bon biasa juga boleh asal memang wajar adanya, selembar kertas yang ditulis tangan ketika terjadinya proses pengklaiman atas pembelian 2 buah Aqua cup di warung sudah dapat menjadi bukti. Tetapi sebuah kertas rokok yang ditulis tangan yang berisikan pembelian 1 unit alat masak tentunya tidak dapat diterima sebagai bukti. Untuk beberapa jenis bukti klaim tertentu seperti klaim bensin/ bahan bakaar kendaraan, pada bukti tersebut harus ditulis pula data kilometer saat pengisian dan nomer plat kendaran yang melakukan pengisian untuk mencegah penyimpangan dalam pengisian bahan bakar tersebut

b)      Periksa otorisasi/ tanda tangan dari pihak yang memiliki hak untuk memberikan otorisasi. Otorisasi tidak harus langsung dari Direktur tetapi dari manager juga boleh tergantung kepada nominal yang diberikan. Contohnya untuk pembelian ≤Rp 1.000.000.- otorisasi cukup oleh manager yang bersangkutan, sementara untuk

c)      pembelian diatas  Rp. 1.000.000.- atau pembelian yang sifatnya CITO,  Inventas, dan signifikan otorisasinya harus langsung oleh direkturatau bagian lain yang ditunjuk.

d)     Periksa keakuratan penyajian angka dari setiap kwitansi, invoice atau bukti transaksi tersebut apakah penjumlahan, perkalian, atau pengurangannya sudah benar. Kesalahan bisa saja terjadi walaupun sistem yang dipakai sudah bersifat komputerisasi.

e)      Periksa kewajaran setiap aktivitas pengeluaran cash/ pembelian, apakah barang yang dibeli benar-benar untuk kepentingan perusahaan.

f)       Periksa apakah ada manipulasi angka yang sengaja atau tidak. Yaitu merubah angaka/ menambahkan angka untuk kepentingan pribadi, misalkan ketika terjadi proses klaim sebesar 100.000 tetapi pemegang cash menambahkan angka 0 sehingga angka tersebut menjadi 1.000.000, padahal yang dibayarkan pemegang cash kepada personil yang mengklaim hanya sebesar 100.000, sedangkan yang dicatat dalam pembukuan/ pencatatan sebesar 1.000.000 sehingga selisihnya sebesar 900.000 dipakai untuk kepentingan pribadi.

3. Pemeriksaan Petty cash secara berkala.

Cash adalah jenis asset yang bersifat likuid, dan jenis asset seperti ini sangat rentan atas kesalahan baik disengaja atau tidak disengaja. Disengaja dalam hal ini diibaratkan personil yang memegang cash tersebut memakai uang perusahaan untuk kepentingan pribadi, pemakaian ini bersifat sementara namun hal ini merupakan suatu pelanggaran yang akan berpotensi ke tahap pelanggaran selanjutnya.

Sedangkan kesalahan yang tidak disengaja yaitu apabila terjadi kelebihan bayar atau kekurangan bayar  ketika ada klaim ke pemegang cash oleh pihak lain. Personil wajib untuk memisahkan uang pribadi dengan uang perusahaan. Apabila karena sesuatu hal maka pesonil yang memegang cash harus menggunakan uang pribadinya, contohnya untuk memberikan kembalian kepada personil lain yang melakukan klaim, maka uang pribadi tersebut harus dengan cepat di kembalikan lagi.

Dalam pemeriksaan kas ini ada 3 bagian yang harus diperhatikan yang sama pentingnya yaitu:

1. Pemeriksaan Bukti
2. Pemeriksaan Fisik Uang
3. Pemeriksaan pencatatan
4. 
   

Pemeriksaan sebaikya tidak dilakukan seorang diri, tetapi dilakukan 2 atau 3 orang untuk meningkatkan ketelitian dan sebagai saksi atas pemeriksaan.

Pemeriksaan tersebut harus dilakukan secara tiba-tiba, tanpa sepengetahuan personil yang memegang cash tersebut dan dilakukan dengan teratur dan berkesinambungan.
Dalam melakukan pemeriksaan, pemeriksa akan mengisi kertas kerja pemeriksaan dengan jelas dan bersih, hindari semaksimal mungkin akan coretan-coretan
Sebelum membahas tentang 3 bagian penting pemeriksaan tersebut, ada beberapa hal yang perlu diisi/ dilengkapi pemeriksa dalam lembar kertas kerja pemeriksaan, antara lain:

a)      Mengisi hari/ tanggal, bulan, dan tahun diadakanya pemeriksaan serta pemeriksaan dilakukan dari pukul berapa sampai pukul berapa.
b)      Tuliskan pemeriksaan cash (cash opname) dilakukan di bagian/ cabang restoran mana.
c)      Isi kolom jumlah, nominal keping logam dan uang kertas, selisih (bila ada) dengan rapi dan bersih
d)     Setelah itu berikan nama pemeriksa serta tanda tangan pemeriksa ditambah dengan nama dan tanda tangan pemegang cash serta nama da tanda tangan atasan/ manager pada kolom di lembar kertas kerja yang sudah disediakan.
e)      Tuliskan keterangan atas hasil pemeriksaan tersebut (bial memang ada keterangan yang harus disampaikan)
f)       Sebaiknya pemeriksa mendapatkan copy pencatatan mutasi kas terakhir pada saat terjadi pemeriksaan, sebagai bahan bukti tambahan pada pemeriksaan cash selanjutnya dan pemegang cash tersebut mendapkan copy lembar kertas kerja pemeriksaan yang sudah ditanda-tangani lengkap.

Pembuatan Anggaran

Anggaran yang dipandang dari segi manfaat yang ingin diperoleh pada dasarnya
dibagi dalam tahapan, yaitu :

(1) Anggaran sebagai alat penaksir
(2) Anggaran sebagai plafon dan sekaligus alat pengatur otorisasi pengeluaran
dana/kas
(3) Anggaran sebagai alat pengukur efisiensi
Program anggaran akan berhasil apabila memenuhi syarat-syarat pokok
sebagai berikut:

1. Organisasi Perusahaan yang Sehat
Organisasi yang sehat adalah organisasi yang disusun berdasarkan sistem organisasi tertentu, dapat mengadakan pembagian tugas fungsional dengan jelas, dan menentukan garis wewenang dan tanggung jawab dengan tegas.
2. Sistem Akuntansi yang Memadai
Keberhasilan program anggaran harus didukung oleh sistem akuntansi yang memadai, meliputi:

a. Penggolongan rekening yang sama antara anggaran dengan realisasi yang
akan dicatat oleh akuntansi, sehingga antara anggaran dengan realisasi dapat
diperbandingkan.
b. Pencatatan akuntansi terhadap transaksi akan memberikan informasi dari realisasi anggaran.
c. Laporan yang disajikan dapat dibuat sesuai dengan penentuan tingkat pertanggungjawaban dari bagian atau individu di dalam perusahaan.

3. Penelitian dan Analisa
Penelitian dan analisa diperlukan untuk menetapkan alat pengukur prestasi, yang dapat berupa standar atau taksiran, sehingga anggaran dapat dipakai dasar analisa untuk mengukur prestasi yang baik.

4. Dukungan dari Para Pelaksana
Anggaran dapat berjalan baik apabila ada dukungan aktif dari para pelaksana dari tingkat alas maupun bawah, hal ini menyangkut hubungan antar manusia dalam melaksanakan kegiatan, oleh karena itu patokan yang dipakai mengukur prestasi dengan adil harus dimiliki.

Demikian, semoga bermanfaat..,